¶ Informacje ogólne
- Poczta dla pracowników jest realizowana w oparciu o serwery Exchange Server umieszczone na uczelni;
- Do posiadania konta ma prawo każdy pracownik posiadający aktualną umowę pracę lub umowę cywilnoprawną;
- Konta użytkownika zakładane są automatycznie na bazie zawartości systemu Active Directory;
- Domyślna pojemność skrzynki pocztowej wynosi 10 GB z możliwością stopniowego zwiększania do 20 GB;
- Maksymalna wielkość pojedynczej wiadomości z załącznikiem (z kodowaniem MIME) wynosi 64 MB;
- W przypadkach szczególnych możliwe jest zwiększenie pojemności, ale nie więcej niż 30 GB. Wymagany jest pisemny wniosek (wraz z uzasadnieniem) Dziekana, Kierownika Jednostki i za zgodą Dyrektora CI.
¶ Format loginu oraz adresu pocztowego
- Domyślnym adresem email jest login z systemu Active Directory w formacie imie.nazwisko@pw.edu.pl;
- W przypadku nazwiska dwuczłonowego zarówno adres email oraz login składa się z imie.drugie_nazwisko@pw.edu.pl;
- Istnieje możliwość zmiany adresu email - pod warunkiem uzgodnienia go z Centrum Informatyzacji;
- Konto pocztowe zakładane jest na wniosek Pracownika, Dziekana, Kierownika Jednostki.
¶ Skrzynki współdzielone
- Dla potrzeb realizacji różnych zadań oraz funkcji możliwe jest utworzenie skrzynek współdzielonych;
- Skrzynka współdzielona jest tworzona na wniosek Dziekana, Kierownika Jednostki;
- Wraz z wnioskiem musi być podana lista osób uprawnionych do korzystania ze skrzynki;
- Ze względów bezpieczeństwa dostęp do skrzynki współdzielonej jest możliwy jedynie poprzez dostęp pośredni za pomocą skrzynki imiennej (osób uprawnionych);
- Założenie skrzynki współdzielonej należy zgłosić poprzez email na 5999@pw.edu.pl lub poprzez pismo do Centrum Informatyzacji;
- Na liście mogą się znajdować wyłącznie pracownicy posiadający konta pocztowe w centralnym systemie pocztowym;
- Preferowany format adresu skrzynki współdzielonej to AA.BB@pw.edu.pl gdzie "AA" to nazwa funkcji (np. sekretariat) a "BB" skrót nazwy jednostki (np. CI).
¶ Konta emerytowanych pracowników
- Emerytowani pracownicy nie prowadzący dydaktyki mogą otrzymać skrzynkę pocztową @pw.edu.pl bez licencji chmurowej na wniosek Dziekana Wydziału lub Dyrektora jednostki;
- Niestety nie mamy w żadnym systemie informacji o aktywności pracownika emeryta z tego powodu konto jest ważne rok z możliwością przedłużenia na kolejny rok;
- W przypadku prowadzenia zajęć przez emerytowanego pracownika PW istnieje możliwość na wniosek Dziekana Wydziału lub Dyrektora jednostki dodanie licencji MS Teams;
- W tym celu należy zgłosić zapotrzebowanie poprzez zgłoszenie email na 5999@pw.edu.pl lub poprzez pismo do Centrum Informatyzacji.
¶ Przeznaczenie kont
- Konta pocztowe są przeznaczone do realizacji zadań w Uczelni;
- Zabrania się użytkowania poczty do celów innych niż służbowe;
- Konta pocztowe uczelni stanowią własność uczelni. Wgląd do konta innej osoby może być realizowany na wniosek właściwych służb lub na wniosek Kierownika Jednostki za zgodą Dyrektora CI;
- Konta pracowników są automatycznie wyłączane po wygaśnięciu umowy;
- Skrzynka pocztowa byłego pracownika jest archiwizowana, a następnie usuwana 30 dniach z serwerów Exchange Server.
¶ Ochrona poczty
- Maile przychodzące i wychodzące z systemu pocztowego są skanowane i klasyfikowane przez skanery pocztowe, więcej informacji znajduje się pod linkiem: SPAM - często zadawane pytania;
- Każdy użytkownik ma ustawione limity wysyłki:
- Liczba jednoczesnych adresatów w jednej wiadomości: 100;
- Liczba emaili na dzień do zewnętrznych adresatów: 200;
- Wartość poszczególnych limitów ustala administrator poczty za zgodą Dyrektora CI;
- Wartości mogą być zmienione tylko w bardzo uzasadnionych przypadkach;
- Maile zgromadzone w skrzynkach mogą być skanowane za pomocą oprogramowania antywirusowego i antyspamowego. W przypadku wykrycia podejrzanych przesyłek system skanujący może je usunąć;
- Ze wzgledów bezpieczeństwa nie włączamy przekierowań na zewnętrzne konta pocztowe.
¶ Powiadomienia z kont systemowych
Na skrzynki pracownicze mogą przychodzić różnego rodzaju powiadomienia, które są wysyłane wyłącznie z adresów w domenie pw.edu.pl:
- mail.scanner@pw.edu.pl jest to codzienna kwarantanna informująca o mailach, które zostały zablokowane z powodu podejrzenia o SPAM (są to wiadomości wysyłane cyklicznie);
- 5999@pw.edu.pl jest adresem działu Service Desk, za jego pośrednictwem przychodzą maile dotyczące aktualnych zgłoszeń;
- ash.ci@pw.edu.pl jest adresem informującym o terminie ważności konta pracowniczego (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać);
- o365.flow@pw.edu.pl jest adresem zawierającym informacje o statusie wypełnionych formularzy (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać, jedyną możliwością reakcji jest naciśniecie wybranej dostępnej opcji w treści maila);
- flow-noreply@microsoft.com jest jedynym wyjątkiem w tym zestawieniu, gdyż jest wysyłany z oficjalnego konta Microsoft, z tego adresu przychodzą formularze wymagające interacji (są to wiadomości automatyczne, prosimy nie odpowiadać, jedyną możliwością reakcji jest naciśniecie wybranej dostępnej opcji w treści maila).
¶ Kalendarz osobisty
- Każdy użytkownik otrzymuje wraz z pocztą własny kalendarz;
- Każdy użytkownik ma prawo udostępnić swój kalendarz innej osobie.
¶ Książka adresowa
- W systemie pocztowym tworzone są książki adresowe zawierające dane zgromadzone w systemie Active Directory;
- Każdy pracownik ma prawo wglądu do całej książki adresowej.
¶ Dostęp do poczty
Dostęp do poczty pracowniczej jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej. Strona dostępna jest pod adresem https://webmail.pw.edu.pl/. W celu zalogowania się w formularzu trzeba wpisać swój cały adres e-mail oraz hasło, a następnie kliknąć przycisk zaloguj się.
Rys. 1 - Ekran logowania do konta pocztowego poprze przeglądarkę internetową
Dostęp do poczty pracowniczej możliwy jest również za pomocą klienta poczty np. MS Outlook czy Mozilla Thunderbird. Przykładowa konfiguracja została opisana w kolejnym rozdziale.